A modern szálloda egy bonyolult mechanizmus, amely csak akkor tud sikeresen működni, ha egy olyan rendszer menedzseli, amely magában foglal mindenfajta szállodai tevékenységet és megfelel az információs technológiai fejlődés modern szintjének. Az UCS Shelter egy programcsomag a szálloda automatizálásához.
Az UCS Shelter több modulból áll, melyek a főprogram köré szerveződnek. Így lehetőség nyílik az integrálására és a felhasználói erőforrások megosztására. Ez a megoldás lehetőséget biztosít az automatizált munkahelyek létrehozásához. Az UCS Shelter garantálja a rugalmas beállítást a vendég szükségletei szerint.
Az UCS Shelter könnyen használható eszköz és az installáció folyamán számtalan módon konfigurálható bármilyen szálloda igényéhez, az olcsó turistaházaktól (ahol az eladási egység egy ágyhely) a luxus szállodákig.
Az UCS Shelter automatizálja az elhelyezés és a szobafoglalás munkáját és a vendégek fizetését. Felelős a készletekért, a szobaszervizért, információs szolgáltatásért, a könyvelési- és a kereskedelmi részlegért, valamint az általános irányvonalú tevékenységekért.
Az UCS Shelter hierarchikus számlákkal dolgozik. Támogatja a tranzakciók és transzferek korlátozását. A szolgáltatásnyújtás összegének bevitelével automatikusan lehetőséget biztosít az összetett szolgáltatáscsomagok, eladási költségek többlépcsős újrakalkulálására. A vendég és fizetési múlt bármikor lekérdezhető. Lehetőséget nyújt egyéni vagy csoportos foglalásra (szobánként vagy szobatípusonként).
Az UCS Shelter interfészt biztosít éttermi rendszerünkkel, az R-Keeprerrel; az elektronikus zárak rendszerével; telefon központokkal és azok tarifa beállítási rendszerével.
Az R-Keeper éttermi rendszer cégünk legismertebb terméke. Az R-Keeper éttermi rendszerrel való kapcsolat lehetővé teszi, hogy információhoz jussunk a vendégek látogatásairól a szálloda éttermében és a végösszeget egyidejűleg beillesszük a vendég szállodai számlájába. Az UCS Shelterből érkező információk alapján a megrendelt szobák számából és fajtájából lehetőség nyílik az éttermi működés egyszerű tervezésére.
"Jogosultság" rendszer integrálható az UCS Shelterbe így korlátozva a valószínűségét és lehetőségét egy engedélyezetlen hozzáférésnek a szobákhoz és a szállodai szolgáltatásokhoz. Az elhelyezés ideje alatt, minden szállodai vendég számára biztosítanak egy mágnescsíkkal ellátott azonosító kártyát, amely megkülönbözteti a hozzáférést. A mágnescsíkos kártyák használata elsőrendű terméket, rendkívüli biztonságot, presztízst, és a lehetőségek széles választékát jelenti.
A "Jogosultság" rendszer
- elektronikus zárak használata
- hozzáférési szint megkülönböztetése a dátum és az idő függvényében
- független memória, amely tárol minden hozzáférési próbálkozásra vonatkozó információt (a zárban történt utolsó, akár 1000 eseményt regisztrálja)
- a zár "Ne zavarjon! (Do not disturb)" üzemmódba kapcsolása
- a különböző szállodai szolgáltatásokhoz hozzáférési szint szabályozása
A "Telefon tarifa" rendszerrel való kapcsolat lehetővé teszi az ügyfelek hivásainak korlátozásár vagy tarifálását nemzetközi, táv-, és helyi hívásokra. Lehetőség nyílik a teljes híváslista és azok költségeinek lekérdezésére, és a hívások összegének a végső számlához való hozzáadására.
A "Telefon tarifa" rendszer
- különböző állomások beállításai, amelyek az RS-232-es protokollal dolgoznak
- a különböző külső vonalak árlistáinak beállításai
- a telefonhálózat feletti kontrol: a telefon bekapcsolása a vendég érkezése után és kikapcsolása a vendég távozásakor
- az összes hívás archívumának karbantartása
- pénzügyi kimutatások készítése
A Portás modul
- információ az elkövetkező érkezések- és távozásokról
- információ a szálloda szabad szobáiról
- információ a vendégek számláiról
- be- és kijelentkezési információ bevitele
- vendégek elhelyezése
- jelen idejű ügyfelekkel kapcsolatos működtetés (szolgáltatásokról szóló információ bevitele, egyik szobából a másikba való áthelyezés)
- foglalások (egyéni, csoportos)
- információ a szálloda jelenlegi helyzetéről és a jövőbeni foglalások számáról
- információ a megrendelt szobák számáról és típusáról, a vendégek érkezési- és távozási idejéről
- információ a foglalásokra vonatkozó előlegekről
- az ügyfelek számláinak kezelése
- szolgáltatásokra vonatkozó adatok bevitele és a vendégek számláira történő részfizetések
- nyugta nyomtatása az ügyfelek részére
- információ minden fizetésről és szolgáltatásról
- napi jelentések nyomtatása
- nyugták archívumához hozzáférés
- lehetőség a vendég beteglapjának tárolására, amennyiben a szálloda rendszerének része az "egészségügyi szolgáltatások"
- külföldi vendégek részére szükség esetén használható regisztrációs-, útlevél- és vízum felügyelet
A Beállítások modul
- szolgáltatási csomagok meghatározása
- a szobák típusának-, árának- és egyedi tulajdonságának meghatározása
- árcsomagok meghatározása és lehetőség különböző időszakokhoz való hozzárendelésére
- vendégkategóriák és -típusok meghatározása
- a szállodai szolgáltatások árainak módosítása
A Jelentések modul
- jelentések a szálloda pénzügyi tevékenységeiről
- statisztikai mutatók
- információ a szobatelítettségről bármely időszakra
- lista az elhelyezett vendégekről
- információ utalványokról (utalványregiszter)
- adatok marketingkutatáshoz egyes hirdetési tevékenységek javallhatóságáról
- jelen idejű jelentések úgymint:
- forgalmi egyenleg
- tranzakció forgalom
- tranzakciók listája bármely időszakra
- elfoglalt szobák besorolása bármely időszakra
- jelentések csoportonként (szervezetek)
- jelentések tarifánkén
- KSH jelentések
A Szobaszervíz modul
- a szállodai szolgáltatások menedzselése
- szobák állapotának kontrollja
- szobaszolgálat menedzsmentje
- elveszett tárgyak irodájának létrehozása
- jelentés a szolgáltatási tevékenységekről
A Pénztár modul
- a vendég szobaszámlájának kiegyenlítése
- összesített fizetés az elhelyezés ideje alatt a vendég részére nyújtott minden szolgáltatásért
- kiegészítő szolgáltatások kiegyenlítése
- a szálloda által nyújtott szolgáltatások kiegyenlítése a vendégen kívüli ügyfél részére
- visszafizetés
